CRM client léger
Fiches clients avec contacts multiples, historique des locations, CA cumulé, type de lieu (centre commercial, aéroport, autre).
Étude de cas · 2025
Plateforme de gestion locative et facturation
Refonte complète du logiciel interne d'un opérateur multi-sites — du devis à la facture PDF, en passant par la planification d'équipe et les relances clients automatiques.
- Secteur
- Location et gestion locative · Multi-sites
- Type de projet
- Logiciel interne sur-mesure
- Année
- 2025
- Stack
- Next.js, Supabase, Resend, Vercel
Le constat
Quand l'opérationnel dépasse l'outillage.
L'opérateur gère un parc de stands événementiels et de machines à glace, déployés sur plusieurs sites partenaires (centres commerciaux, aéroports, lieux événementiels). L'activité s'était structurée à coups de fichiers Excel partagés, de notes manuscrites et de plusieurs outils SaaS sans connexion entre eux. Conséquence : des heures perdues chaque semaine en ressaisie, des oublis de relances clients, aucune vision consolidée du parc en temps réel, et une comptabilité reconstruite manuellement chaque mois à partir de fichiers éclatés.
Ce que nous avons construit
Une plateforme unique, du devis à l'encaissement.
Une application web complète remplaçant l'intégralité des outils précédents. Conçue spécifiquement pour le cycle de vie complet d'une location : qualification du client, contractualisation, planification, échéancier de paiement, génération automatique des factures PDF, suivi des paiements, alertes email à l'équipe et aux clients, et indicateurs de performance temps réel.
Pilotage
Toute l'activité en un seul écran.
Le tableau de bord centralise les indicateurs critiques : locations actives, locations à venir, encaissé du mois, paiements en attente. Le stock disponible par catégorie est calculé en temps réel, avec prévision du pic d'occupation à 60 jours et alerte automatique en cas de surbook. Les événements de la semaine et les paiements en retard sont affichés directement, sans rechargement.
Le quotidien des équipes
Chaque location, dans son moindre détail.
Chaque fiche location consolide la timeline (installation, démontage), l'échéancier complet des paiements (jusqu'à 36 échéances calculées automatiquement entre la première et la dernière date), les contacts client, les documents joints (devis, contrats, photos), les frais supplémentaires (montage, démontage, livraisons aller/retour), et le mode de calcul des prix (HT ou TTC). Les statuts sont mis à jour automatiquement par cron quotidien : À venir → Active → Terminée.
Facturation
La facture, sans intervention manuelle.
Le système génère automatiquement chaque facture PDF le jour de l'échéance, via un cron Vercel quotidien. Numérotation continue conforme à la législation française ([INITIALES_CLIENT][JJMMAAAA][NN]), TVA 20 % calculée automatiquement, deux entités facturantes possibles avec logos respectifs, mentions légales et IBAN intégrés. Les factures sont envoyées par email aux contacts du client en pièce jointe, archivées dans l'espace facturation, et téléchargeables à tout moment via une URL signée.
Alertes & rappels
L'app travaille pendant que l'équipe se concentre sur le terrain.
Chaque jour, un cron Vercel scanne toutes les locations actives et déclenche les alertes pertinentes : rappel d'installation à J-7, J-3, J-1 et J-0 ; rappel de démontage aux mêmes échéances ; rappel de paiement attendu ; relance de paiement en retard à J+1, J+3 et J+7. Les emails sont thématisés avec badges colorés et doublés de notifications push envoyées directement sur le téléphone des équipes, le PDF de facture est joint automatiquement le jour du paiement, et l'idempotence du système garantit zéro doublon même si le cron tourne plusieurs fois. Un journal complet des alertes est consultable et filtrable, avec statut d'envoi par email et par notification push.
Inventaire & disponibilités
Plus jamais de double-réservation.
Le module inventaire suit en temps réel le stock physique disponible : nombre total d'unités par catégorie, occupation actuelle, et pic d'occupation prévu sur les 60 prochains jours avec dates précises. Si une nouvelle location ferait dépasser le stock disponible, le système alerte visuellement avant validation. La logique d'occupation prend en compte le jour de montage jusqu'au jour de démontage inclus, en excluant automatiquement les locations annulées.
Et bien plus encore
Une plateforme tout-en-un.
Calendrier visuel mensuel
Vue mois complet style Google Calendar, pills colorés par type de location, navigation rapide entre les périodes.
Planning d'équipe terrain
Module hebdomadaire pour affecter les employés aux stands, couleurs personnalisables, accessible aux comptes Staff en édition.
Documents joints
Upload de fichiers par client et par location (devis, contrats, photos), stockage Supabase Storage, métadonnées complètes.
Rôles & sécurité
Authentification Supabase, deux rôles (Admin, Staff), middleware de protection, RLS Postgres activé sur toutes les tables.
Paiements récurrents
Support des paiements uniques, hebdomadaires et mensuels, échéancier auto-calculé, frais répartis intelligemment.
Plus de visuels
Voir d'autres écrans.
Deux modules supplémentaires : le planning d'équipe sur la semaine, et le CRM client.
Sous le capot
Des choix techniques solides, faits pour durer.
Frontend & UI
- Next.js 14 (App Router) + TypeScript
- Tailwind CSS avec design system maison
- React-PDF pour la génération de documents
Backend & infrastructure
- Supabase (PostgreSQL + Auth + Storage + RLS)
- Resend pour les emails transactionnels
- Vercel (hébergement + cron jobs)
Toute la solution est conçue pour être maintenable, évolutive et 100 % propriétaire — le code et les données appartiennent au client.
Bénéfices
Ce que cela change au quotidien.
- Plusieurs heures de gestion administrative économisées chaque semaine — fini les ressaisies, les copier-coller, les relances oubliées.
- Vision temps réel du parc, des paiements et des interventions — un tableau de bord suffit pour piloter.
- Disparition des oublis de relances et des doubles saisies — l'automatisation garantit la régularité.
- Adoption complète de l'outil par l'équipe en moins d'un mois — l'interface a été conçue pour leur quotidien réel.
- Conformité comptable assurée — numérotation continue, mentions légales, archivage des PDF.
Client présenté de manière anonyme à sa demande.
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